Phương pháp hội thảo "không gian mở"

Phương pháp hội thảo: không gian mở

Open space technology

Tại hội thảo thường niên của VRN năm 2011, một phương pháp hội thảo mới đã được một thành viên từ tổ chức Action For the City giới thiệu và thao diễn. Đó là phương pháp “không gian mở”. Phần giới thiệu này đã được rất nhiều tham dự viên quan tâm.

Không gian mở là một phương pháp hội thảo được dùng để khuyến khích sự tham gia và làm chủ của những tham dự viên. Hình thành từ những năm 1980, được biết phương pháp này được dùng rộng rãi ở các nước bắc âu trong những năm gần đây, và chỉ mới đây mới được biết và du nhập vào Việt Nam qua những người đã đi tập huấn nước ngoài. Đặc trưng của phương pháp này là một hình thức hội thảo hay sự kiện học hỏi mà không có một chương trình nghị sự cứng nhắc ngay từ đầu, mà chỉ có một chủ đề của hội thảo được đặt trước.

Phương pháp này được coi là hữu ích trong những điều kiện sau: a) vấn đề phức tạp không thể giải quyết bởi một nhóm, 2) tính cấp bách: chuyện cần phải giải quyết khẩn trương; c) đa dạng: những người tham gia đa dạng, nhiều thành phần, cơ cấu, đặc trưng và d) có xung đột thực sự hoặc xung đột tiềm năng (và người ta thực sự quan tâm).

Hội thảo có thể áp dụng phương pháp này có quy mô trải rộng từ 5 cho tới vài trăm tham dự viên. Thời gian phù hợp để thực hiện là hai đến ba ngày. Hội thảo thường được dùng để ra các quyết định chung, ví dụ trong các hoạt động lập kế hoạch (ngắn hay dài hạn, hoặc chuẩn bị các quyết định chiến lược). Để thực hiện phương pháp, nhà tổ chức hội thảo phải có cam kết với sự tham gia cao nhất và đồng ý với nguyên tắc, tham dự viên là chủ nhân của hội thảo. Cũng cần phải có một xúc tác viên để thúc đẩy tiến trình. Thúc đẩy viên là người bảo đảm tiến trình chứ không phải là chuyên gia trong lĩnh vực của hội thảo.

Tiến trình của hội thảo có một số bước rõ ràng. Đó là các bước mở đầu mà tham dự viên ngồi thành vòng tròn và xúc tác viên nêu chủ đề hội thảo. Kế đó các tham dự viên tự xác định chủ đề, và hình thành các nhóm thảo luận. Bước tiếp theo là các nhóm thảo luận. Sau cùng là bước các nhóm chia sẻ kết quả thảo luận và đi đến những thoả thuận.

Trong bước hình thành nhóm, các tham dự viên ngồi (hoặc đứng) đăng ký những chủ đề thảo luận và những người quan tâm ghi tên tham gia nhóm thảo luận. Chủ đề thảo luận, số nhóm, và số người tham gia nhóm là do chính người tham gia quyết định, mà không có sự can thiệp hay tác động của bất kỳ ai. Dù nhóm có 1 người với một chủ đề của mình, hoặc có bao nhiêu người cũng tuỳ thích. Trên một tờ giấy to, người khởi xướng chủ đề ghi tên chủ đề, tên người khởi xướng và điểm gặp nhau, và thời gian thảo luận của nhóm để thảo luận. Lịch làm việc của hội thảo, ví dụ trong ngày 1, được kẻ thành các ô và xếp theo phiên sáng chiều, và điểm thảo luận để cho các nhóm tự chọn.

Trong quá trình hình thành nhóm có một số nguyên tắc sau được tôn trọng:

· ai tới tham gia nhóm cũng là người phù hợp (whoever comes is the right person)

· điều gì xẩy ra với nhóm cũng là điều phù hợp (whatever happens is the only thing that could have)

· Khi nào nhóm bắt đầu thì nó bắt đầu (whenever it starts it starts)

· Khi nào nó kết thúc thì nó tự hết. (whenever ít is over , it is over)

Quy tắc hai bàn chân: Các thành viên của nhóm, nếu không thấy đóng góp gì được hoặc không học hỏi gì được thì có quyền đi làm những việc của mình, cho khỏi phí thời gian. Do vậy, ngoài những người chủ động tham gia thảo luận, cũng có những người sau đây được chấp nhận:

· ong: những người đi từ nhóm này sang nhóm nọ và thưởng thức ở mỗi nhóm một chút, có thể có đóng góp đôi chút.

· bướm: những người đi dạo từ nhóm này sang nhóm khác chỉ để biết hoặc quan sát, nhưng không tham dự gì

· người bỏ cuộc: những người ra ngoài không tham gia gì, làm gì với các nhóm

Sau khi kết thúc hoạt động các nhóm, các xúc tác viên của nhóm chuẩn bị và báo cáo chia sẻ với một phiên họp toàn thể. Trong phiên báo cáo, người điều hành chuẩn bị các nội dung sau:

· người điều hành

· người tham gia

· Chủ đề

· Những kêt luận chính

Có thể chú ý là tại phiên toàn thể, các chủ đề và các ý tưởng của các nhóm sau phiên thứ nhất có thể được phát triển ở các mức độ khác nhau, ví dụ ở mức mô tả, ở mức phân tích vấn đề, ở mức thảo luận các giải pháp, hay định hướng. Trong phiên thứ hai, hội thảo lại hình thành các chủ đề cho hoạt động nhóm lần hai. Các nhóm có thể đi đến những hướng làm việc, đi tới các giải pháp, các cam kết thực hiện và cam kết đóng góp nguồn lực để thực hiện các hoạt động được đề xuất. Họ cũng có thể đi đến những cam kết hợp tác để cùng thực hiện ý tưởng của mình. Các nhóm cũng có thể làm việc ngoài giờ quy ước của hội thảo để hoàn thành các ý tưởng hay giải pháp của mình.

Những kết quả cơ bản của phương pháp này thường sẽ là

· Những vấn đề quan trọng nhất sẽ được mọi người thảo luận

· Những vấn đề được đưa ra, thì được những tham dự viên có năng lực nhất giải quyết

· Các ý tưởng, khuyến nghị, các thảo luận quan trọng nhất, các hoạt động tiếp sau hội thảo được tư liệu hoá;

· Các nội dung hội thảo được xếp hạng ưu tiên (nếu có đủ thời gian)

· Các tham dự viên tích cực tham gia và cuốn hút vào hội thảo

Nguồn:

Chia sẻ của Đặng Hoài Giang, Action for the City tại Hội nghị thường niên VRN 2011, Huế.

http://en.wikipedia.org/wiki/Open-space_technology

http://www.openspaceworld.com/users_guide.htm

  Về trang trước    Bản in    Gửi email    Về đầu trang

©2004 Bản quyền Trung tâm Dịch vụ Phát triển Nông thôn - RDSC
Số 2 nhà D, 45/39 Hào Nam, Đống Đa, Hà Nội,Việt Nam
Email: rdsc@netnam.vn - Phone: +84-4-3-512 1175 - Fax: +84-4-3-512 1175
Website được xây dựng trên Công nghệ ViePortal của Hanoi Software JSC