Dùng thư điện tử với Outlook express: tiếp nhận và phân phối
DNQuang
24 tháng 4 năm 2006
Đặt vấn đề
Có nhiều tổ chức không có nhiều khả năng tuyển dụng các cán bộ có trình độ tin học thành thục, nhất là về dùng thư điện tử. Nhiều khi vấn đề không phải là do ít kinh phí, mà việc không tuyển được cán bộ có năng lực tin học có nguyên nhân ở nguồn lực địa phương thiếu đào tạo cơ bản. Một ví dụ, trong dự án Hỗ trợ Dân bản Quản lý Rừng Bền vũng ở Tây nguyên, tất cả bốn cán bộ địa phương được tuyển lựa đều không có kỹ năng đánh maý vi tính 10 ngón, đều chưa biết sử dụng chương trình quản lý thư điện tử Outlook Express nằm trong bộ MS Office. Nhiều cán bộ do RDSC tuyển dụng ở Phú Thọ cũng có năng lực tương tự.
Đây là một trong loạt bài viết mà tôi giới thiệu cách sử dụng cơ bản nhất với Outlook trong công tác thư tín. Trong một bài trước, tôi đã giới thiệu cách cài đặt một địa chỉ thư điện tử (từ domain của RDSC) vào Outlook, và cách sử dụng thư điện tử trong webmail. Một bài thứ hai, tôi đã đề cập tới cách sử dụng chế độ Tools của Outlook đặt quy tắc để chống thư rác. Bài này đề cập tới sử dụng các chế độ soạn thảo, gửi thư, quản lý thư tới, quản lý các hộp thư của mình, quản lý thư điện tử, và đặt một số chế độ cơ bản của Outlook.
Một khi bạn thành thạo với Outlook Express của hãng Micro Soft và các quan điểm quản lý thư của nó, thì bạn có thể làm việc dễ dàng với tất cả các loại hòm thư của các hãng dịch vụ thư điện tử khác như Yahoo, Google v.v.
1. Quản lý thư đi
Bạn hãy khởi động Outlook express bằng cách tìm tên của chương trình trên thanh khởi động bằng cách nhấn bút “Start” trên bàn phím hoặc dùng chuột và vào mục Programm của Windows. Bạn có thể nhờ một ai có nhiều kinh nghiệm hơn tìm giúp cho lần đầu tiên này. Sau naỳ bạn có thể dùng chuột “gắp” biểu tượng này và đặt vào thanh cộng cụ để dùng lâu dài.
1.1. Soạn thư và gửi thư
Bạn có thể vào màn hình soạn thảo thư bằng phím tắt Ctrl-N hoặc cách sau:
1. Bấm cột trái vào biểu tượng tạo thư Create mail
2. Điền địa chỉ thư điện tử vào mục Gửi tới To
3. Điền địa chỉ thư điện tử đồng gửi tới vào mục CC
4. Điền Tóm tắt nội dung thư vào mục Subject
5. Soạn thảo nội dung thư trên màn hình soạn thảo như với một trình Soạn thảo bình thường. Bạn có thể copy và paste từ các trình khác vào đây. Sau khi hoàn tất thư
6. Bạn bấm chuột vào nút Send
7. Quan sát Outbox để thấy thư đựoc gửi đi, và khi mở outbox thì thư ở đó không còn.
8. Bạn mở hộp thư Sent Items để kiểm tra bản sao của thư gửi đi đã được lưu tại thư mục này
Ghi chú: bạn có dùng font unicide với bộ gõ Vietkey hoặc Unicode để gõ tiếng việt trong thư. Nhưng nếu người nhận không có chế độ đọc tương thích thì họ sẽ không đọc được tiếng Việt do bạn sọan. Vì vậy bạn nên viết bằng tiếng Việt không dấu, thì khẳ năng đối tác hiểu nhiều hơn là khi máy của họ không tương thích. Hoặc nếu bạn dùng tiếng Việt thì hãy gưỉ thử một lần và kiểm tra xem họ có đọc được tiếng Việt không.
1.2. Gửi thư có văn bản đính kèm
1. Bạn thực hiện các thao tác từ 1-5 trong Mục 1.1.
2. Bạn tìm biểu tượng cái ghim gài trên thanh công cụ hoặc tìm chữ Attach trên đó, rồi bấm chuột trái vào đó.
3. Trong mục Look in, Bạn chọn một thư mục có chứa tài liệu cần gưỉ đi, ví dụ một file word, excel hoặc bức ảnh..
4. Đặt con chuột vào tên file cần gửi, tên file sẽ tự đặt vào mục File name. Bạn nhấn chuột trái vào nút Attach và quay về màn hình soạn thảo thư.
5. Quan sát để Bạn thấy tài liệu đã nằm trong ô Attach
6. Thực hiện các bước 6-8 của phần 1.1.
1.3. Nhận thư, trả lời và chuyển thư
Nhận thư, trả lời và chuyển thư là những thao tác cơ bản nhất khi giao lưu bằng thư tín và Outlook thực hiện những việc này rất nhanh chóng.
1 . Nhận thư
Để nhận thư, bạn tìm Biểu tượng bên cạnh chữ Send/Receive thì sẽ thấy hòm thư tại máy chủ được kiểm tra và góc phải của màn hình trạn thái có chữ Receiving và biểu tựơng thư đang về khay của mình. Các thư về chưa đọc sẽ vào thư mục Inbox, và có kiểu chữ đậm.
2. Đọc thư
Để đọc thư , bạn bấm kép chuôt trái vào dòng chữ có tên thư. Thư sẽ hiện ra trên toàn màn hình hiển thị để bạn đọc cho dễ.
3. Trả lời cho một người
Muốn trả lời cho tác giả bức thư, bạn tìm chữ Reply trên thanh công cụ hoăc bấm chuột vào biểu tượng bên cạnh có một mũi tên hướng vê khuôn mặt người. Khi dó bạn sẽ vào màn hình soạn thảo và trong ô mục To đã có sẵn tên người nhận.
4. Trả lời cho tất cả
Có khi bạn chỉ là một trong nhiều người nhận thư. Một khi bạn muốn câu trả lời của mình tới tất cả người đã nhận thư đó thì dùng chế độ trả lời cho tất cả. Khi đó bạn cần bấm phím Send all. Biểu tượng của nó là mũi tên đi tới một nhóm 2 người. Sau đó bạn sẽ tới màn hình soạn thư.
5. Chuyển thư
Muốn chuyển bức thư đã nhận cho người khác thì bạn dùng chế độ Forward. Biểu tượng của thao tác này là mũi tên tới phía sau lưng một hình người. Bạn có thể sạon thảo, hoạc khjông cần soạn gì mà cứ thế gửi đi cho người cần nhận bằng cách gõ địa chỉ của người được nhận thư vào mục To.
1.4. Xoá thư
Trong cuộc sống bạn thường bỏ rác vào thùng rác và sau đó lâu lâu thì đi đổ rác. Với MS Outlook, tư tưởng lớn cũng chỉ có như vậy với các thư điện tử. Cách làm như sau:
Xoá thư trong các hộp thư
Với các thư không cần thiết, nhất là các thư quảng cáo, hoặc thư cũ quá, các bạn có thể xoá như sau:
- Đặt chuột vào thư cần xoá để chọn
- Nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc bấm chuột vào Nút Xoá Delete trên thanh công cụ
- Quan sát thùng rác Deleted Items để thấy thư đã bị xoá
Chú ý:
- Bạn có thể chọn nhiều thư để xoá bằng cách giữ phím Control và đồng thời bấm chuột phải.
- Bạn có thể chọn tất cả các thư bằng phím Ctrl-A, sau đó xoá
Xoá thư trong thùng rác
Một khi thùng rác nhiều quá và cần xoá để dọn dẹp. Bạn làm như sau:
- Đặt chuột vào biểu tượng thùng rác hay có chữ Deleted Items
- Quan sát các thư đã xoá ở Panel bên phải
- Bấm chuột phải và thấy một bảng chọn
- Chọn Emty “Deleted Items Folder”
- Quan sát các thư đã xoá bị dọn sạch khỏi thùng rác
2. Tổ chức các hộp thư
Nếu bạn đã tạo thư mục mới trong Window Explorer thì việc tạo các hộp thư mới của riêng mình cũng dễ như vậy, và các thao tác cũng tương tự.
2.1. Tạo một thư mục thư đến
Để tiện tìmn và đọc thư cũ, Bạn có thể mở các hộp thư chuyên đề cho mình, ví dụ hộp thư Hành chính, hộp thư về Dự án, hoặc hộp thư Học tập v.v.
1. Bạn đặt con trỏ của chuột vào môt chỗ của cây thư mục mà gốc cây là Local Folders. Bạn sẽ thấy có vài nhánh là Inbox, Outbox., Deleted Items v.v. Bấm chuột phải thì sẽ có một bảng chọn
2. Bạn chọn New Folder và bạn chỉ việc điền tên cho thư mục mới của mình vào đó
3. Bạn có thể dùng cách gắp thư (bấm chuột và giữ nguyên ngón tay và di chuyển tói chỗ cần) để chuyển thư theo những nội dung hay nhóm người gửi vào một thư mục hộp thư.
2.2. Xoá một thư mục thư đến
Đặt chuột vào hộp thư đó và bấm phím Delete trên bàn phím. Hoặc có thê đặt chuột vào đó, bấm chuột phím bên phải, chọn Delete. Bạn có thể thấy dùng phím tắt gíup bạn tăng tuổi thọ thế nào.
2.3. Tự động chuyển thư vào các hộp thư
Bạn có thể dùng chế độ đặt Quy tắc để cho khi thư tới thì tự động chạy vào hộp thư tương ứng theo trình tự sau: (Tools->Message rules-> Mails -> When the From Line contains people (địa chỉ) -> Move it to specified folder (tên thư mục muốn lưu trữ).
2.4. Định kỳ nhận thư tự động
Outlook có thể là một nhân viên mẫn cán định kỳ đi lấy thư cho bạn. Chức năng này có thể thực hiện qua chức năng Tools-> Options và chúng ta đến với thẻ General một bộ thẻ Options. Trình tự làm như sau:
1. Tools-> Options-> General,
2. Chọn ô When starting go directly to my inbox folder;
3. Chọn tiếp ô: Check fow new messages for every (ví dụ 30minutes).
Khi đó Outlook tự động đi lấy thư sau mỗi 30 phút nếu máy tính của bạn online thường xuyên.
2.5. Tạo chữ ký
Để người ta dễ liên hệ với bạn, việc có một chữ kỹ điện tử là hữu ích. Outlook cho phép làm điều này khá dễ dàng. Bạn hãy thực hiện các bước sau:
1. Tools-> Options -> Signature
2. Sau khi chọn New thì vào ô cửa sổ soạn chữ ký
3. Dùng các kỹ năng soạn thảo đơn giản (ví dụ như trong trình Note Pad) bạn soạn ví dụ
Lương Vân Duyên
Tổng Giám Đốc
Công ty Happyware
Số 9, Phố Niềm Vui, Tp Hạnh Phúc
Phone: 999-999-999
Fax: 989- 989- 989
Mob.: 999-888-888- 888
Email: lụongvanduyen@vnn.vnn
http://khaithacracvutru.com.vn
Bạn có thể vận dụng trí sáng tạo của mình trong việc tạo chữ ký. Có nhiều tổ chức đặt lời tuyên bố trách nhiệm hoặc nhắc nhở người đọc thư qua chế độ Chữ ký này.
4. Để cho chữ ký xuất hiện tại mọi thư gửi đi, bạn tìm và bấm chọn vào ô có tên: Add signature to all outgoing mails
5. Bạn có thể scan chữ ký lưu ở dạng một file và thêm vào thư của mình, nêú thay vì chọn mục Text, mà chọn mục File.
2.6. Đặt quy tắc
Trong một bài viết trước, tôi đã đề cập đến cách dùng quy tắc để
1. chặn các thư rác ngay từ server
2. xoá các thư rác khi chúng đến và bỏ thư rác vào thùng rác
3. xếp các thư tới vào các thư mục nhất định
Các bạn cũng xem thêm ở Mục 2.3.
Qua bài này, tôi hy vọng các bạn có thể thực hành nhiều và thành thục với các kỹ năng nhận thư, sọan, gửi, chuyển, làm một chữ ký điện tử cho mình, và tự động chuyển thư tới các hộp thư tương ứng. Các bạn cũng có thể theo thêm các hộp thư, hoặc xoá đi những hợp thư không còn dùng. Các bạn nên xem thêm phần chống các thư rác qua việc đặt Quy tắc cho thư ở các bài viết trước. Tương tự các bạn cũng nên xem thêm bài viết trên trang web này về các phần mềm chống các tên gián điệp Spyware và Quảng cáo viên Ad-ware. Chúc các bạn có một thêm nhân viên văn phòng mẫn cán làm việc có hiệu quả qua việc sử dụng phần mềm này của hãng Microsoft. DNQ./.
Số lượt đọc:
1001
-
Cập nhật lần cuối:
26/04/2006 07:09:33 AM Bài mới:
 GÀ THỊT THẢ VƯỜN DÒNG LƯƠNG PHƯỢNG THUẦN Ở TRẠM THU CÚC
Tọa lạc ngay trong cộng đồng người Mường ở thôn Chiềng, Trạm
Thực nghiệm Nông nghiệp Bền Vững thành lập từ năm 2008 nhằm kiểm nghiệm
các quy
trình sản xuất nông nghiệp sạch và bền vững để chuyển giao cho bà con
các dân
tộc khu vực Thu Cúc huyện Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ. Các sản phẩm chính năm
2010
của trạm là gà đặc sản dòng gà Chín Cựa nuôi tự nhiên, và Gà Lương
Phượng nuôi
theo phương pháp thả vườn, gối đầu theo quy mô 45 ngày 1 lứa mỗi lứa
1000 con. Hội phụ nữ Bắc Kạn trao đổi kinh nghiệm với Mạng lưới Quỹ tín dụng Phụ nữ Phú Thọ
Ngày 6 tháng 5 năm 2010, Hội phụ nữ Bắc Kạn đã tổ chức tham quan tìm hiểu kinh nghiệm và các bài học hoạt động của Quỹ tín dụng phụ nữ Phú Thọ. Dẫn đầu đoàn tham quan là chị Đồng Thị Oanh, Chủ
tịch Hội
Phụ nữ tỉnh. Cùng đi có chủ tịch HPN của ba huyện Na Rì, Pắc
Nặm và
Ba Bể, và các chủ tịch Hội ở các xã. Hầu hết các thành
viên của
đoàn là người dân tộc thiểu số. Cuộc tham
quan là một hoạt động của dự án Quan hệ đối tác vì người nghèo trong
phát
triển nông lâm nghiệp, khi HPN đang chuẩn bị quyển sổ
tay
hướng dẫn hoạt động tài chính vi mô cho các cấp hội. Đây là đoàn tham
quan thứ
hai từ tỉnh Bắc Kạn tới thăm chương trình tín dụng do RDSC thúc đẩy tại
Phú Thọ. CDG tổ chức thành công Hội thảo chia sẻ các kỹ năng vận động chính sách
Trong hai ngày 13-14 tháng 5 năm 2010, tại nhà khách La
Thành (Hà Nội), Nhóm Hợp tác và phát triển đã tổ chức cuộc Hội
thảo Chia
sẻ về các kỹ năng vận động chính sách cho các NGO thành viên.Trong Hội thảo, các tham dự viên đã có traỉ nghiệm lựa chọn
vấn đề và xác định chính sách mà họ quan tâm tham gia vận động ở một cấp phù
hợp. Họ cũng thực hành phân tích được các dạng thức và hình thức thể hiện của
quyền lực của bên liên quan theo các phương pháp có dự tham gia với những chủ
đề mà họ lựa chọn. Một công cụ phân tích quan hệ quyền lực theo mô hình rubic được
giới thiệu và phân tích chuỗi hành động-động cơ-hệ giá trị được vận dụng nhiều
lần. Cuối hội thảo, các tham dự viên đã thực hành lập khung kế hoạch cho hoạt
động vận động chính sách cho hai vấn đề chính sách được quan tâm.
Hội phụ nữ Bắc Kạn tham quan trao đổi kinh nghiệm với các Quỹ tín dụng Phụ nữHội phụ nữ
tỉnh Bắc Kạn tổ chức cho một
đoàn
gồm 30 cán bộ Hội tham gia tìm hiểu kinh nghiệm và các bài học hoạt động
của mô
hình Quỹ tín dụng phụ nữ tại Phú thọ vào ngày 6 tháng 5 năm 2010. Trung
tâm RDSC đã phối hợp Ban Điều hành Mạng lưới Quỹ tín dụng Phụ nữ đón tiếp
và chia sẻ kinh nghiệm với đoàn tham quan của Hội phụ nữ Bắc Kạn. Đoàn tọa
đàm với các cán bộ các Quỹ tín dụng, tham gia thảo luận với
Ban lãnh đạo của một Quỹ ở xã Thạch Kiệt, tham dự sinh hoạt với một tổ
vay vốn và thăm các gia đình vay vốn.
Hội thảo bàn về 20 năm Đổi mới ở Việt Nam
Một hội thảo bàn tròn cấp cao, với sự tham dự của gần 300 diễn giả, nhà khoa học, đã khai mạc hôm 15-6 ở Hà Nội bàn về 20 năm Đổi mới ở Việt Nam. Hội thảo kéo dài hai ngày, có sự tham gia của gần 300 diễn giả, nhà khoa học, nhà hoạch định chính sách Việt Nam và quốc tế. Hội thảo được tổ chức bởi Viện Khoa học Xã hội Việt Nam (VASS), phối hợp với Chương trình Phát triển Liên Hợp Quốc (UNDP) và Cơ quan Hợp tác Phát triển Quốc tế Thụy Điển (SIDA). Đây là một phần của dự án “Hỗ trợ tổng kết 20 năm Đổi Mới ở Việt Nam”. Dự án được thiết kế nhằm hỗ trợ và cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch kinh tế - xã hội ở Việt Nam. | 