Quy ước về báo cáo tài chính

1. Thời điểm và số báo cáo

Ngoài các công văn hay tài liệu khác xác nhận đã nhận kinh phí đã chuyển được gửi sau khi nhận được của mỗi đợt chuyển tiền, Tổ chức/cá nhân nhận kinh phí phải gửi Báo cáo tài chính về các khoản chi tiêu hàng năm ít nhất một lần trong một năm hoặc sau khi kết thúc dự án.

2. Nội dung báo cáo

Báo cáo tài chính cần phải được trình bày bao gồm các nội dung sau:

• Báo cáo các khoản thu nhập của dự án, theo quy định ở Mẫu 1 kèm theo Phụ lục này.
• Báo cáo Chi tiêu thực tế so với kế hoạch theo quy định ở Mẫu 2 kèm theo đề mục này;
• Báo cáo cân đối tiền mặt theo quy định ở Mẫu 3 kèm theo Phụ lục này;
• Một bản Báo cáo Tổng kết tài sản;
• Một Báo cáo tổng hợp về vốn hỗ trợ, thu nhập, chi phí và những thay đổi trong cân đối ngân quỹ;
• Các bản chú giải về báo cáo tài chính;
• Một bản gốc của Báo cáo kiểm toán (nếu phải kiểm toán);

Nếu RDSC yêu cầu thì phải có thêm một bản chính đã được ký của Thư quản lý (nếu có).

Ghi rõ các khái niệm về hành chính và tài chính

a. Ngân quỹ hoạch định và tài khoản ngân hàng

Ngân quỹ hoạch định là quỹ đã được phân định giới hạn dành cho các dự án hay các khoản chi phí cụ thể nào đó (như đầu tư vốn, quỹ ủng hộ, v.v) và chỉ được sử dụng cho mục đích đã định sẵn.

Tiền đóng góp của RDSC sẽ chuyển sang một tài khoản cụ thể nào đó của tổ chức bằng Đồng Việt Nam hay một loại ngoại tệ đã được thống nhất.

b. Xác nhận việc nhận các đợt chuyển tiền

Tổ chức phải xác nhận việc đã nhận tiền do RDSC chuyển đến bằng cách cho biết các thông tin dưới đây:

• Ngày nhận;
• Số tiền được nhận (bằng đồng VN hay loại ngoại tệ thực nhận);
• Các chi phí ngân hàng;

Các thông tin này có thể lấy từ các tờ thông báo của Ngân hàng, vì vậy phiếu thông baó của ngân hàng sẽ cung cấp đầy đủ. Nếu không có tờ phiếu này thì phải có một thư về các thông tin cần thiết và phải do người có thẩm quyền ký (thường là Giám đốc Tổ chức).

c. Lãi tiền gửi

Lãi tiền gửi có được khi quyết toán ở Ngân hàng do tiền của RDSC sẽ được dùng vào cho dự án. Khi Tổ chức dùng khoản tiền lãi này bằng bất kỳ cách nào cũng phải có sự đồng ý của RDSC bằng văn bản (xem điều 2.11 của Các điều kiện chung).

d. Chứng nhận thanh toán

Khi tổ chức cần mua sắm các trang thiết bị cần thiết thì RDSC có thể thanh toán trực tiếp với người bán thay cho tổ chức. Các chứng từ này sẽ được trình bày riêng biệt với số của nó trong các mẫu báo cáo của tổ chức.

Báo cáo tài chính

* Số lần báo cáo và thời điểm báo cáo thực hiện theo thoả thuận tài chính.

* Đối chiếu với báo cáo tiến độ: Báo cáo tiến độ hay báo cáo tường trình phải được viết cùng lúc với báo cáo tài chính.

* Bảng tổng kết tài sản hàng năm

Nội dung chính: Bộ hồ sơ báo cáo này gồm:

Tờ quyết toán;

Báo cáo tổng hợp về vỗn hỗ trợ thu chi và thay đổi trong cân đối quyết toán quỹ;

Báo cáo các chứng từ thanh toán;

Bảng chú giải cho báo cáo tài chính;

Báo cáo của kiểm toán và thư quản lý (nếu có).

Bảng cân đối kế toán:

Bảng cân đối kế toán của tổ chức phải phản ảnh toàn bộ số tài sản (cố định hay lưu động) và số tiền nợ phải trả (cộng quỹ nếu có). Quỹ được xem như đã được dành riêng theo một số điều khoản của dự án như đã được quy định trong hợp đồng.

Bảng cân đối kế toán này cũng phải kê toàn bộ số quỹ không hạn định. Phần cân đối quỹ sẽ cho biết rõ quỹ nào là không hạn định và quỹ nào là hạn định. Vụ giao dịch liên quỹ như việc chuyển tiền hay việc vay vốn trả lại phải được kê ra rõ ràng.

Để đáp ứng nhu cầu trên, trong tờ quyết toán nên bao gồm các nhóm sau:

Tài sản:	Tài sản cố định Tài sản lưu động (gồm cả khoản nợ chưa trả) Tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng
Tiền nợ và vốn chủ sở hữu	Vay dài hạn Vay ngắn hạn Khoản tài trợ (nếu có) Các quỹ khác (vd: tài sản được uỷ thác cho ai, vốn quay vòng) Nguồn vốn dự phòng Vốn chủ sở hữu

Trong Bản Tổng kết tài sản, cần đưa ra con số để so sánh với năm trước cụ thể như sau:

• Báo cáo tổng hợp về vốn hỗ trợ, thu nhập, chi tiêu và thay đổi trong chi tiêu ngân quỹ
• Bảng cân đối tài sản (nếu có);
• Kinh phí thực thu (từ các cơ quan tài trợ) và thu nhập (từ các nguồn khác) hiện tại;
• Chi tiêu thực chi hiện tại;
• Số liệu so sánh (của năm trước);

Để quyết toán số dư dương (thừa hay lãi) hoặc số dư âm (thiếu hay lỗ) trong một quý hay một năm, thì lấy số dư (phần thừa hay thiếu) của năm trước để thêm vào (hay bớt đi);

Bảng tổng kết tài sản vào thời điểm cuối giai đoạn dự án.

Báo cáo các chứng từ thanh toán

Một bảng so sánh theo từng mục (căn cứ theo tiền mặt) về các khoản có trong chứng từ thanh toán đối chiếu với các khoản theo kế hoạch tài chính được thoả thuận với RDSC cần phải được đưa vào tài khoản hàng năm. Báo cáo các chứng từ thanh toán theo hàng năm sẽ cho phép đối chiếu kế hoạch tài chính và ngân sách các mục với con số đích thực (đây là cơ sở để có thể điều chỉnh kết quả và cho thấy sự khác biệt về kế hoạch tài chính/ ngân sách). Mọi khác biệt quan trọng đều phải được giải thích bằng văn bản.

Báo cáo các chứng từ thanh toán cần phải có các thông tin sau:

Các chứng từ

Các chứng từ thực (theo từng mục, kể cả lãi suất nếu có) trong một quý hay trong một năm phải được kiểm tra đối chiếu với các chứng từ đã định trong kế hoạch tài chính

Phần đóng góp của RDSC:

Tiền nhận từ RDSC phải được viết trong báo cáo dưới tên RDSC và tiền của RDSC.

Nếu có khoản đóng góp nào do các cơ quan tài trợ khác hay do địa phương đóng góp thì phải xếp theo mục riêng.

Các khoản chi tiêu

Các khoản chi tiêu đã thanh toán thực trong một quý/ năm phải được kiểm tra đối chiếu với ngân sách đã hoạch định cho từng hạng mục. Báo cáo này cũng phải ghi rõ sự chênh lệch giữa các khoản thanh toán theo ngân sách đã định và các khoản thực theo chu kỳ kiểm tra.

Tiền dư

Báo cáo vào ngày cuối cùng của giai đoạn kiểm tra mà vẫn còn dư tiền trong quỹ dự án, nếu RDSC là đơn vị đối tác tài trợ duy nhất của tổ chức/ dự án chương trình thì sẽ tính đến số tiền dư này của RDSC.

Mẫu báo cáo

Báo cáo phải được trình bày theo Mẫu 1, Mẫu 2 và Mẫu 3.

Bản chú giải cho Báo cáo tài chính

Nội dung bản chú giải này bao gồm:

- Tình trạng pháp lý của tổ chức và những nguyên tắc về pháp luật mà tổ chức phải tuân theo.

- Cho biết các thủ tục quan trọng về tài khoản cần phải làm trong lúc chuẩn bị tài khoản.

- Đặc điểm khác trong chế độ kế toán ngoài các tiêu chuẩn hiện hành.

- Thành phần của bên (tên, chức vụ của người điều hành)

- Tên và địa vị của tổ chức thành lập nên tài khoản đó.

- Tính chất của các hoạt động, thay đổi của tài khoản trong tương lai.

Báo cáo kiểm toán và thư quản lý

Một kế toán viên công cộng phải làm một cuộc kiểm toán về báo cáo tài chính. Cơ quan kiểm toán phải là một tổ chức độc lập riêng biệt chứ không được là một trong những thành viên của tổ chức. Kiểm toán viên này sẽ viết riêng một bản báo cáo nêu ý kiến của mình về các báo cáo tài chính. Kiểm toán viên cũng ký vào Bản báo cáo của mình.

Nếu RDSC đặc biệt yêu cầu thì tổ chức phải trình lên một bản copy thư quản lý đã ký ngoài báo cáo gốc của kiểm toán viên.

  Về trang trước    Bản in    Gửi email    Về đầu trang

Bài mới:  

RDSC và CARE thoả thuận về thực hiện “Dự án hỗ trợ phụ nữ nghèo dân tộc Dao
20/01/2012 12:19' AM

RDSC và CARE thoả thuận về thực hiện “Dự án hỗ trợ phụ nữ nghèo dân tộc Dao
20/01/2012 12:19' AM
Ngày 16 tháng 12, RDSC và CARE đã ký các văn bản thoả thuận về thực hiện sáng kiến “Dự án Hỗ trợ phụ nữ nghèo dân tộc Dao thôn Bồ Xồ và Quất tổ chức câu lạc bộ sản xuất gà an toàn sinh học theo quy mô hàng hoá nhỏ định hướng thị trường”, một trong bốn giải thưởng của năm 2011 của Chương trình CASI III được chọn từ hơn 40 ứng viên của các tỉnh miền núi phía bắc. Trung tâm RDSC đã làm các thủ tục xin phê duyệt dự án với UBND tỉnh Phú Thọ từ ngày 30 tháng 12 sau khi hoàn tất các thủ tục mở tài khoản và ký kết các thoả thuận tài chính với CARE và cả ngân hàng.

Nhìn lại chương trình thực tập sinh năm 2011
27/12/2011 08:07' PM

Nhìn lại chương trình thực tập sinh năm 2011
27/12/2011 08:07' PM
RDSC có thế mạnh với việc tổ chức thực tập cho sinh viên những năm cuối, và cho nông dân. Với lợi thế là một đơn vị nằm trong cộng đồng dân tộc miền núi có đa dạng về các nhóm sắc tộc và loại hình sinh kế, thực tập sinh có điều kiện trải nghiệm và tự xây dụng cho mình hiểu biết về tổ chức chính quyền địa phương, cấu trúc xã hội ở cộng đồng. Sinh viên có thể tiếp xúc trực tiếp với các chất liệu học tập, nghiên cứu theo các chủ đề về nông thôn, nông nghiệp, an sinh xã hội, về xã hội học nông thôn, dân tộc học, và truyền thông.

Giới thiệu Trung tâm Dịch vụ Phát triển Nông thôn RDSC
06/02/2011 12:44' AM

Giới thiệu Trung tâm Dịch vụ Phát triển Nông thôn RDSC
06/02/2011 12:44' AM
Trung tâm Dịch vụ Phát triển Nông thôn (RDSC) được thành lập nhằm góp phần vào quá trình phát triển kinh tế xã hội của đất nước, đặc biệt hướng về mục tiêu giảm nghèo ở vùng nông thôn.

Đại biểu Phù Ninh thăm quan mô hình tín dụng và canh tác bền vững tại xã Yên Lương
22/12/2011 03:10' PM

Đại biểu Phù Ninh thăm quan mô hình tín dụng và canh tác bền vững tại xã Yên Lương
22/12/2011 03:10' PM
Ngày 30 tháng 11 năm 2011, 50 đại biểu từ cộng đồng ba xã Thạch Thản, Vĩnh Phú và Bảo Thanh huyện Phù Ninh tỉnh Phú Thọ cùng Ban Quản lý Dự án VM021 do SRD thực hiện đã tổ chức một chuyến tham quan học tập tới xã Yên Lương. Là một dự án về quản lý tài nguyên thiên nhiên bền vững, VM021 quan tâm tìm hiểu các bài học của Hội Phụ nữ xã Yên Lương về xây dựng và duy trì các tổ hợp tác của nông dân, đặc biệt qua mô hình Quỹ tín dụng phụ nữ xã cho người nghèo, và mô hình phát triển chăn nuôi gia cầm theo hướng thị trường.

Toàn quyền Canada David Lloyd Johnston đến thăm Việt Nam
23/11/2011 09:59' PM

Toàn quyền Canada David Lloyd Johnston đến thăm Việt Nam
23/11/2011 09:59' PM
Để chào mừng ông toàn quyền Canada David Jolston trong chuyến đi thăm Việt Nam 16-20 tháng 11 năm 2011, RDSC điểm lại quan hệ hợp tác của mình với Canada từ ngày thành lập tới nay để ghi nhận những đóng góp của Canada với RDSC và qua đó tới cộng đồng người dân Việt Nam. Những dòng viết này cũng là lời cảm tạ với những cán bộ trong nước và quốc tế hoạt động trong lĩnh vực đào tạo, nâng cao năng lực đã đóng góp cho các hoạt động của RDSC trong những năm qua.

©2004 Bản quyền Trung tâm Dịch vụ Phát triển Nông thôn - RDSC
Số 2 nhà D, 45/39 Hào Nam, Đống Đa, Hà Nội,Việt Nam
Email: rdsc@netnam.vn - Phone: +84-4-3-512 1175 - Fax: +84-4-3-512 1175
Website được xây dựng trên Công nghệ ViePortal của Hanoi Software JSC