|
QUI ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA RDSC
Ngày 26 tháng 8 năm 1996
1. Lời nói đầu
Trước tháng 8 năm 1996, hoạt động tài chính trong RDSC tổ
chức theo các qui định bằng lời. Việc này tỏ ra phù hợp trong điều kiện cơ quan
có ít nhân viên và ít chương trình hoạt động như trong năm 1995.
Hệ thống quản lý cũ tỏ ra không phù hợp trong điều kiện biên
chế RDSC tăng và công việc của RDSC tăng về số lượng. Sang năm 1996, số nhân
viên cơ quan tăng lên gần 10 người và mỗi người lại có kinh nghiệm công tác
khác nhau và thái độ khác nhau với qui tắc tài chính. Ngoài ra, từ tháng 1/1996,
RDSC thực hiện Chương trình Phượng Mao với ba dự án riêng biệt và từ tháng
8/1996, RDSC thực hiện hỗ trợ chương trình Cao Bằng của Helvetas như một dự án
độc lập. Hơn nữa các chương trình và hoạt động tư vấn của RDSC có xu hướng mở
rộng.
Các cuộc thảo luận nội bộ định kỳ của RDSC trong tháng 7 đầu
năm và cuộc kiểm toán không chính thức tháng 8 năm 1996 đã chỉ ra các điểm yếu
của RDSC trong quản lý tài chính. Các điểm yếu về quản lý là hệ thống kế toán
chưa cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định và kịp thời
và chưa giúp cho việc hình thành kế hoạch tài chính. Về mặt tạm ứng, một số
phiểu tạm ứng và thanh toán tạm ứng không có chữ ký, và nhiều khoản tạm ứng
được thanh toán quá chậm, có khi tới hơn
sáu tháng. Về quản lý tiền mặt, có trường hợp một khoản tiền đáng kể được chi
khi không có lệnh chi, hoặc kế toán không ghi chép viết phiếu thu chi kịp thời
khi các khoản này phát sinh, các khoản chi không có chứng từ lớn đáng kể và
không được giải thích v. v. Tuy không thuộc lĩnh vực chuyên môn, những điểm yếu
này có thể ảnh hưởng không tốt đến uy tín của RDSC trong hoạt động phát triển
nông thôn.
Quyết định công bố các quy định về quản lý tài chính này được đưa ra nhằm làm lành mạnh hoạt động tài
chính của RDSC. Quyết định có hiệu lực
từ ngày 1 tháng 8 năm 1996.
2. Các nguồn thu chi
và ngân quĩ của RDSC
Các khoản thu của RDSC hình thành từ các khoản chi trả cho
các dịch vụ của RDSC, các khoản tài trợ cho các chương trình và dự án, các
khoản tiền biếu tặng, lãi suất tiền gửi ngân hàng hoặc lãi suất tiết kiệm, thu
hồi từ tạm ứng, từ các khoản trả trước, thanh lý đồ cũ và các khoản khác.
Các khoản chi của RDSC bao gồm các khoản chi thực hiện dự án
chương trình, chi hành chính phí, lương phụ cấp, bảo hiểm xã hội, thuế, lệ phí,
chi thực hiện các dịch vụ, khoản tiền cấp cho các dự án chương trình, hoặc quà
tặng, chi cho đào tạo vân vân.
RDSC cam kết chi tiêu các khoản thu từ các chương trình và
dự án theo đúng các văn bản đã được thỏa thuận với các cơ quan tài trợ. Các
khoản chi tiêu này được theo dõi qua các tài khoản riêng biệt và chịu sự kiểm
tra, kiểm toán độc lập với Qui định ngày theo thỏa thuận Dự án.
Các khoản thu chi của RDSC trong công tác tư vấn được theo
dõi qua một tài khoản riêng. Chênh lệch từ thu và chi của RDSC trong công tác
tư vấn được dùng để chi cho các hoạt động hành chính của cơ quan, lương và phụ
cấp (kể cả lương tháng 13), thuế các loại khi phát sinh, bảo hiểm xã hội (trích
theo qui định của RDSC về lương với nhân viên-một năm công tác một tháng lương
trung bình trong năm), bảo hiểm y tế (theo quy định của nhà nước) và khấu hao
trang thiết bị của RDSC (về cơ bản thiết bị văn phòng tuổi khấu hao tính là 5
năm.) Phần chênh lệch được trích vào Quĩ bảo hiểm rủi ro, tính bằng Vốn điều lệ
của cơ quan trong năm 1995 (bằng 45 triệu đồng có tính đến lạm phát của từng
năm tương ứng).
Khi các khoản thu so với các khoản chi trên còn dư, số dư
này được trích cho ba quỹ: Quỹ tái đầu tư, Quỹ hoạt động xã hội nội bộ cơ quan
và Quỹ phát triển nông thôn. Quỹ tái đầu tư được trích cho tới khi bằng Quỹ Bảo
Hiểm Rủi Ro thì dưng, Quỹ hoạt động xã hội được trích cho tới khi bằng 20% Quỹ
Lương thì dừng, mọi khoản còn lại được trích cho Quĩ Phát Triển Nông Thôn không
hạn chế. Tỷ lệ phân bổ các quỹ trong giai đoạn đầu là như nhau tức là mỗi quỹ
được trích một phần ba.
Quỹ Phát Triển Nông Thôn của RDSC tài trợ cho các hoạt động
theo kiến nghị bằng văn bản của cán bộ chương trình của RDSC và các tổ chức
phát triển xã hội. Một Hội Đồng Quản Trị Quỹ Phát Triển Nông Thôn sẽ được thành
lập để duyệt các khoản tài trợ và quản lỹ Quỹ. Trước khi Hội Đồng được hình
thành và hoạt động, việc xét duyệt các kiến nghị này được hiện qua các cuộc họp
toàn thể của RDSC và do Giám đốc RDSC quyết định. Đồng thời, RDSC có thể tham
khảo Hội Đồng tư vấn về việc này. Khi Quỹ Phát Triển Nông Thôn của RDSC tài trợ
cho một hoạt động do RDSC thực hiện, các khoản chi tiêu của hoạt động này được
theo dõi qua một tài khoản riêng như đối với một dự án độc lập. Khi Quỹ tài trợ
cho một dự án khác, việc theo dõi tài chính được thực hiện theo thảo luận Dự
án.
3. Kế hoạch tài chính
Cùng với cán bộ chương trình và cán bộ văn phòng, kế toán cơ
quan lập kế hoạch thu chi cho giai đoạn hàng quý, nửa năm và hàng năm cho các
cán bộ chương trình căn cứ vào các dự án đã được duyệt hoặc dự kiến.Các kế
hoạch này cần phải được thảo luận với các cán bộ chương trình và được Giám đốc
phê duyệt.
Một căn cứ lập kế hoạch chính là các hợp đồng lao động và các quyết định điều chỉnh
lương. Các hợp đồng lao động và các quyết định lương đều được lưu trữ tại bộ
phận kế toán.
Trước ngày 29 hàng tháng, cán bộ chương trình cần lập dự án
các khoản chi tiêu trong tháng và thảo luận với kế toán và giám đốc.
Với mỗi hợp đồng tư vấn thực hiện theo danh nghĩa của RDSC,
cán bộ tư vấn phải nộp hợp đồng tư vấn cho kế toán. Hàng tháng trước ngày 29,
cán bộ khối tư vấn cũng lập kế hoạch thu và chi để nộp cho kế toán.
Kế toán cơ quan căn cứ vào các dự án và hợp đồng lần này mà
lập kế hoạch tiền mặt trong tháng. Kế hoạch này tiền mặt trong tháng phải được
trao đổi với Thủ Quỹ của RDSC để có kế hoạch giao dịch với ngân hàng.Trách
nhiệm chính trong việc duy trì Quỹ Tiền Mặt tại cơ quan cho phù hợp thuộc về kế
toán.
Cùng với cán bộ chương trình và cán bộ văn phòng, kế toán cơ
quan phải cân đối và điều chỉnh kế hoạch thu chi cho giai đoạn hàng quý, nửa
năm và hàng năm cho các cán bộ chương trình căn cứ vào các dự án đã được duyệt.
Các kế hoạch này cần phải được thảo luận với các cán bộ chương trình và được
Giám Đốc phê duyệt.
4. Tạm ứng và thanh
toán tạm ứng
Tạm ứng là khoản chi phải đòi của cơ quan được ghi như nợ
của mỗi người nhận tạm ứng đối với RDSC. Mọi khoản chi tiêu định kỳ của các
chương trình hoặc văn phòng phải được cán bộ chng trình hoặc cán bộ văn phòng
thực hiện qua phiếu Đề Nghị Tạm ứng được ký rành mạch. Phiếu Đề Nghị Tạm Ứng
cần được kế toán cơ quan xem xét xác nhận và được Giám đốc phê duyệt bằng chữ
ký trước khi kế toán viết phiếu chi.
Mọi khoản tạm ứng cần được thanh toán trong phạm vi một tuần
sau khi thực hiện chi tiêu thông qua Phiếu Đề Nghị Thanh Toán Tạm Ứng có chữ kỹ
rõ ràng. Sau khi thanh toán tạm ứng, các khoản nợ với cơ quan mới được coi là
thanh toán xong.
Chỉ cấp tạm ứng cho lần sau khi tạm ứng của lần trước đã
được thanh toán. Mọi trách nhiệm về sự chậm trễ thực hiện chương trình do không
được tạm ứng đúng hạn vì không thanh toánh tạm ứng đúng hạn thuộc về cán bộ
chương trình.
Các khoản chi tiêu theo tạm ứng phải phù hợp với dự trù. Mọi chi tiêu nói chung phải có chứng từ hợp lệ minh họa, đặc biệt là
các khoản trên 25000 đồng đối với cán bộ chương trình. Các khoản chi không có
chứng từ phải có sự giải thích bằng chữ lời trong phiếu thanh toán hoặc trong
phiếu giải thích đi kèm Đề nghị thanh toán. Các khoản chi này cần được Giám đốc
phê duyệt riêng biệt mới được coi là chi tiêu hợp lệ.
Kế toán tổ chức theo dõi việc thu hồi các khoản tạm ứng chưa
tiêu hết của các nhân viên RDSC và có trách nhiệm nhắc nhở về việc thanh toán các khoản tạm ứng cho kịp thời.
5. Chi thu tiền mặt
Thủ quỹ RDSC chỉ cấp tiền mặt theo Lệnh Chi do Giám đốc hoặc
người có thẩm quyền do Giám đốc ủy nhiệm bằng văn bản. Thông thường Lệnh Chi do
Giám đốc duyệt căn cứ theo kế hoạch tiền mặt hàng tháng, chỉ chấp nhận trường
hợp ngoại lệ khi lãnh đạo đi vắng. Trong trường hợp ngoại lê, thủ quỹ phải yêu
cầu kế toán viết lại Lệnh Chi hợp lệ. Các Lệnh Chi tạm thời phải được lưu dữ
kèm theo Lệnh chi hợp lệ thay thế.Việc chi tiêu trái với quy định này có thể
dẫn đến kỷ luật buộc thôi việc.
Các hợp đồng tư vấn, các hợp đồng dịch vụ khác và các chứng
từ đòi nợ đều được lưu tại bộ phận kế toán theo dõi và kiểm tra các khoản thu
dự kiến theo các hợp đồng này.
6. Chế độ báo cáo,
kiểm tra và kiểm toán
Hàng tháng, kế toán phải cung cấp các báo cáo tài chính và
kế hoạch thu chi hàng tháng của RDSC và của từng chương trình do Giám đốc RDSC
vào ngày mồng 5 bao gồm cả các biến động của quỹ tiền mặt của RDSC tại ngân
hàng. Cùng ngày thủ quỹ phải báo cáo tình hình thu chi tiền mặt trong tháng. Các
báo cáo này phải phản ánh tình hình tài chính của các dự án và chương trình, và
các hoạt động tư vấn, tình hình các loại quỹ của RDSC, dự toán thu chi của tháng
sau. Hơn nữa, báo cáo tài chính phaỉ phân tích tình hình thu và chi so với kế
hoạch cả năm và sáu tháng của các dự án và chương trình, và lý giải những sự
sai khác. Các báo cáo tài chính cũng cần phát hiện các vấn đề vướng mắc về thực
hiện các kế hoạch tài chính và các biện pháp quản lý tài chinh.
Ba tháng một lần, RDSC có thể tổ chức mời nhân viên tình
nguyện ngoài RDSC kiểm tra các báo cáo chi tiêu và tạm ứng của Giám đốc và các
Phó Giám đốc.
Hàng tháng, thủ quỹ và kế toán kiểm tra đối chiếu sổ quỹ và
báo cáo thu chi. Ít nhất, ba tháng một lần, kế toán tổ chức kiểm ngân tại quỹ.
Sáu tháng một lần, RDSC có thể tổ chức kiểm toán không chính
thức các tài khoản của cơ quan. Hằng năm, kế toán tổ chức kiểm toán chính thức
tài khoản của toàn bộ cơ quan.
Ngoài các hoạt động báo cáo, kiểm tra và kiểm toán hàng
tháng và định kỳ nêu trên, Giám Đốc RDSC còn có thể tổ chức báo cáo, kiểm tra
và kiểm toán đột suất với các bộ phận kế
toán, thủ quỹ và các chương trình thuộc cơ quan quản lý.
7. Bảo mật và xử lý
sai phạm
Các thông tin tài chính đề cập trong Quy định này thuộc loại tài liệu riêng tư của cơ quan và
được quản lý tương ứng. Việc sử lý các sai phạm của Quy định này được thực hiện
theo các quy định trong hợp đồng lao động.
Số lượt đọc:
35
-
Cập nhật lần cuối:
12/02/2011 04:48:22 AM Bài mới:
 Huy động nguồn lực tài chính của RDSC năm 201205/02/2012 03:12' PM Tính đến hết tháng 1 năm 2012, RDSC đã huy động được những khoản cam kết hỗ trợ tài chính ở mức 814 triệu đồng để thực hiện các hoạt động trong năm 2012. Các hoạt động này bao gồm ba dự án nhỏ ở Phú Thọ, Quảng Bình, và Hoà Bình. Đặc biệt năm 2012 có một học bổng cho cán bộ của RDSC đi học tiếng Anh tại Sài Gòn để tiếp tục thi dự tuyển cho một học bổng cao học. RDSC và CARE thoả thuận về thực hiện “Dự án hỗ trợ phụ nữ nghèo dân tộc Dao20/01/2012 12:19' AM Ngày 16 tháng 12, RDSC và CARE đã ký các văn bản thoả thuận về thực hiện sáng kiến “Dự án Hỗ trợ phụ nữ nghèo dân tộc Dao thôn Bồ Xồ và Quất tổ chức câu lạc bộ sản xuất gà an toàn sinh học theo quy mô hàng hoá nhỏ định hướng thị trường”, một trong bốn giải thưởng của năm 2011 của Chương trình CASI III được chọn từ hơn 40 ứng viên của các tỉnh miền núi phía bắc. Trung tâm RDSC đã làm các thủ tục xin phê duyệt dự án với UBND tỉnh Phú Thọ từ ngày 30 tháng 12 sau khi hoàn tất các thủ tục mở tài khoản và ký kết các thoả thuận tài chính với CARE và cả ngân hàng. Toàn quyền Canada David Lloyd Johnston đến thăm Việt Nam
23/11/2011 09:59' PM
Để chào mừng ông toàn quyền Canada David Jolston trong chuyến đi thăm Việt Nam 16-20 tháng 11 năm 2011, RDSC điểm lại quan hệ hợp tác của mình với Canada từ ngày thành lập tới nay để ghi nhận những đóng góp của Canada với RDSC và qua đó tới cộng đồng người dân Việt Nam. Những dòng viết này cũng là lời cảm tạ với những cán bộ trong nước và quốc tế hoạt động trong lĩnh vực đào tạo, nâng cao năng lực đã đóng góp cho các hoạt động của RDSC trong những năm qua.
Những phiên chợ quê vùng Yên Lương
25/07/2011 07:15' AM
Chợ quê thường họp theo phiên là các thức để người nông dân trao đổi hàng hoá, thường do
chính họ sản xuất với các nông dân vùng khác, hoặc hàng hoá của đô thị
do thương nhân mang tới. Cách thức tổ chức của nông thôn, khác hẳn với
đô thị về thời gian và thời điểm. Định mức công ác phí của nhân viên và các hình nguyện viên đi công tác ở Phú Thọ
13/03/2011 10:41' PM
Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ phát triển cộng đồng với nguồn
kinh phí nội bộ của RDSC trong năm 2011, RDSC thực hiện định mức chi cho
công tác phí như sau tính từ 1/3/2011 cho khi có quy định khác.
Quy định thực hiện cho các cán bộ và các tình nguyện viên của RDSC. Bài đã đăng: Giới thiệu Trung tâm Dịch vụ Phát triển Nông thôn RDSC06/02/2011 12:44' AM Trung tâm Dịch vụ Phát triển Nông thôn (RDSC) được thành lập nhằm góp phần vào quá trình phát triển kinh tế xã hội của đất nước, đặc biệt hướng về mục tiêu giảm nghèo ở vùng nông thôn. Thủ tục hành chính của RDSC
23/01/2011 06:08' PM
Năm 2011 đã tới, RDSC đã xem xét lại các thủ tục hành chính của mình trong những năm trước đây. Một số bài học kinh nghiệm đã được rút ra và bổ xung vào sổ tay quản lý. Bài viết này giới thiệu một số thủ tục hành chinh của trung tâm.
Khung báo cáo tiến độ trong tuần
22/01/2011 12:26' PM
Một yêu cầu với các cán bộ, nhân viên, thực tập sinh tại RDSC là viết các báo cáo thu hoạch hàng tuần. Dưới đây là khung gợi ý cho một bản báo cáo sau một tuần làm việc.
Tình huống bất bình thường trong quan hệ lao động
17/01/2011 01:23' AM
Sau 15 năm hoạt động, RDSC ghi nhận những tình huống bất bình thường trong quan hệ làm việc với nhân viên hay người lao động trong cơ quan được mô tả và được giải quyết theo quy định chung của RDSC.
Quan hệ của RDSC với người thực tập hoặc học việc
17/01/2011 12:42' AM
Hàng năm, RDSC thực hiện chương trình thực tập cuối khoá hoặc thực tập tốt nghiệp, và học việc cho sinh viên mới tốt nghiệp, hoặc sinh viên năm cuối. Thời gian thực tập hay học việc thường kéo dài từ 3-6 tháng tuỳ theo những trường hợp cụ thể. Quan hệ với người thực tập hoặc học việc hoặc được giao ước theo những quy tắc chung ở đây.
| 