Ghi chép các nghiệp vụ kế toán với các tài khoản chữ T

Hệ thống kế toán sử dụng cách ghi chép các giao dịch tài chính thông qua hệ thống tài khoản và các quan hệ giữa chúng gọi là hệ thống kế toán kép. Mỗi tài khoản hoạt động như một chiếc cân mà các kế toán viên hay gọi là chữ T. Mọi tài khoản, dù là nguồn vốn, tài sản, thu nhập hay chi phí, đều hoạt động như một cái cân, có một đĩa cân bên phải (được quy ước gọi là bên Nợ), và đĩa cân bên trái (được quy ước gọi là bên Có). Có thể hình dung cách ghi chép này phản ảnh một bức tranh, trong đó nếu một đĩa cân bên phải mà chìm xuống, thì một hay một vài đĩa cân bên trái của các cái cân khác nổi vổng lên, sao cho tổng trọng lượng ở đĩa cân bên trái bẳng tổng trọng lượng ở đĩa cân bên phải. Hình dưới đây có thể biểu tượng cho hai cái cân, mỗi cái có hai đĩa.

Quy tắc ghi chép kế toán là, với các tài khoản là nguồn tiền, thì khi tài khoản tăng thì ghi nhận ở đĩa cân bên phải (bên có), còn với các tài khoản đích, khi tài khoản tăng, người ta ghi nhận ở đĩa cân bên trái (bên nợ). Hoạt động của các đĩa cân của các chữ T được minh hoạ ở các bài tập sau đây.

Minh hoạ 1: một nhà tài trợ chuyển khoản 100 triệu đồng. Họat động này tạo ra khoản tăng thu nhập từ nhà tài trợ đồng thời cũng tạo ra tài khoản tăng ở tiền gửi ngân hàng. Ta sẽ cần dùng tài khoản thu nhập từ tài trợ và tài khoản đối ứng là tiền gửi ngân hàng để ghi nhận hoạt động này (kế toán viên chuyên nghiệp dùng từ “nghiệp vụ” để chỉ hoạt động này).

Khoản tài trợ là thu nhập, loại tài khoản nguồn, nên khi tài khoản tăng thì kế toán viên ghi nhận bên cột Có (bên phải), và ghi vào đó 100 triệu. Đối với tài khoản tiển gửi ngân hàng, đây là tài khoản đích (tài sản), nên khi nó tăng, theo quy tắc, kế toán viên ghi nhận ở cột bên trái (bên nợ). Kết quả thể hiện trong bảng dưới đây.

Để kiểm tra sự đúng đắn của ghi chép, ta cộng tất cả giá trị cột bên phải và bên trái của các tài khỏan thì ta thấy tổng số tiền ở hai cột trái và phải bằng nhau. Việc định khỏan và ghi nhận là đúng.

Minh hoạ 2: Văn phòng dự án tạm ứng cho một nhân viên 5 triệu đi công tác bằng tiền mặt. Trong nghiệp vụ này, tài khoản Tiền mặt cơ quan giảm đi 5 triệu. Do là Tiền mặt tại quỹ tài sản nên khi giảm ta phải ghi nhận vào bên có ( cột phải). Tài khoản đối ứng ta sẽ dùng là tài khoản Phải thu từ tạm ứng của cơ quan là 5 triệu đồng. Đây cũng là tài sản, nên khi tài khoản này tăng lên, ta chi ghi nhận ở bên nợ (bên trái). Kết quả được thể hiện ở bảng sau:

Minh họa 3: Cơ quan trả lưong cho một nhân viên bằng chuyển khoản là 2 triệu đồng.

Minh họa 4: Doanh nghiệp mua máy vi tính mất 5 triệu trả bằng chuyển khoản.

Minh họa 5: cấp cho 5 hộ nghèo 5 con lợn giống mỗi con 20 kg mỗi cân là 60k. Sau khi tính toán và thanh toán theo hoá đơn 100kg lợn giống, hoá đơn chi là 6 triệu đồng. Khoản chi mua lợn được coi là chi phí của dự án.

Minh họa 6: Nhân viên đựơc tạm ứng 5 triệu như ghi nhận ở Minh họa 2, sau khi đi công tác về thanh toán tiền đi đừơng và ăn nghỉ mất 4 triệu và trả lại doanh nghiệp 1 triệu đồng.

Trong nghiệp vụ này, có tới ba tài khoản cùng hoạt động. Công tác phí là một loại tài khoản Chi phí tăng thêm 4 triệu. Tài khoản tiền mặt tại quỹ nhận về tăng 1 triệu, còn tài khoản nợ phải thu giảm 5 triệu.

Nếu dùng dấu cộng (+) chỉ sự tăng, và dấu trừ (-) chỉ sự giảm Ta có thể tổng kết lại quy tắc ghi nhận hoạt động của các taì khoản chữ T trong bảng sau: