Tên vị trí: Kế toán /Hành chính

Ngày bắt đầu: tháng năm 2010

Bộ phận: Phòng Hành chính/kế toán thuộc VP HN / VP Phú Thọ

Địa điểm làm việc: Hai vị trí

1. Văn phòng Hà Nội, có đi hiện trường

2. Văn phòng Phú Thọ, có đi hiện trường

Mã số: RHN 03/RPT03

Loại hợp đồng: Dài hạn

Cấp trên trực tiếp: Giám đốc tài chính/nhân sự

Nhân viên chịu giám sát (về mặt tài chính): Các phòng ban/dự án và nhân viên liên quan

1. MÔI TRƯỜNG CÔNG TÁC

Trung tâm Dịch vụ Phát triển Nông thôn (RDSC) là một tổ chức khoa học công nghệ ngoài nhà nước, phi lợi nhuận, được thành lập từ 1995 với mục tiêu nâng cao năng lực giảm nghèo cho các cộng đồng người nghèo dân tộc thiểu số, phụ nữ và các tổ chức của họ. RDSC hoạt động với các chương trình phát triển tại vùng dân tộc thiểu số tại các tỉnh trọng tâm là Phú Thọ, Quảng bình, và Kon Tum.

Cùng với các đối tác ở các địa phương, RDSC thúc đẩy việc hình thành các tổ chức dịch vụ phục vụ cho các nhu cầu cơ bản của cộng đồng người nghèo, phụ nữ, như tín dụng vi mô, khuyến nông, hạ tầng nông nghiệp. Các chương trình được định hướng nhằm tăng cường năng lực của người nghèo, phụ nữ và người dân tộc thực hiện các quyền của mình được pháp luật đảm bảo và tiếp cận cũng như kiểm soát có hiệu quả các nguồn lực phát triển có ở cộng đồng.

RDSC duy trì văn phòng chính ở Hà nội, văn phòng chi nhánh ở Phú Thọ và Kon Tum, cũng như ba trạm thực nghiệm nông-lâm nghiệp ở ba xã tại Phú Thọ.

2. MỤC TIÊU CỦA VỊ TRÍ CÔNG TÁC

Thúc đẩy việc xây dựng, duy trì và phát triển một hệ thống hỗ trợ về hành chính và tài chính hiệu quả, minh bạch, và có trách nhiệm (giải trình) trước cộng đồng, chính quyền, và nhà tài trợ cho các chương trình hoạt động của tổ chức.

3. AUTHORITY

Có thẩm quyền ra các quyết định có liên quan tới phạm vi nhiệm vụ

Được yêu cầu Ban lãnh đạo và các nhân viên hỗ trợ để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

4. CÁC QUAN HỆ CÔNG TÁC

Đối nội

Điều phối viên các dự án, các trưởng ban chuyên môn, chuyên đề, các cán bộ dự án, và xúc tác viên cộng đồng, và nhân viên khác

Đối ngoại

Chính quyền, các nhà tài trợ, các tổ chức đối tác, các tổ chức cộng đồng

5. CÁC PHẠM VI TRÁCH NHIỆM CHỦ YẾU

Các trách nhiệm chủ yếu

Các chỉ số chất lượng hoàn thành nhiệm vụ

1. Tài chính

· Soạn thảo bảng dự trù /kế hoạch ngân sách hàng năm, hàng quý và hàng tháng, phân tích các khoản chênh lệch và kiểm tra tiền quỹ hàng ngày với sự thống nhất của Lãnh đạo cơ quan

· Liên hệ định kỳ hàng tuần với ngân hàng để nhận đầy đủ các chứng từ ngân hàng (bảng sao kê tài khoản, thông báo, bảng kê phí dịch vụ).

· Quản lý các hồ sơ giấy tờ ngân hàng và quỹ.

· Hàng tháng chuẩn bị các bảng đối chiếu giao dịch ngân hàng để Lãnh đạo cơ quan kiểm tra

· Kết hợp với thủ quỹ/văn thư lưu trữ, quản lý quỹ tiền mặt của cơ quan, kiểm quỹ,làm các báo cáo quỹ.

· Giám sát công việc của thủ quỹ : kiểm tra quỹ, cách ghi chép sổ nhật ký quỹ và quyết toán quỹ hàng tháng do thủ quỹ chuẩn bị.

· Theo dõi các biến động tiền gửi của cơ quan tại ngân hàng, nhất là theo dõi việc chuyển và tiếp nhận tiền chuyển khoản.

· Theo dõi việc thanh toán các hoá đơn cho những người bán hàng và nhà cung cấp dịch vụ.

· Chuẩn bị các khoản tiền thanh toán theo kỳ hạn đã được dự kiến trước.

2. Quản lý kế toán

· Kiểm tra những giấy tờ chứng minh chi phí tiêu dùng và định khoản vào các tài khoản khác nhau đúng theo bảng cân đối kế toán và phân tích tài chánh : của VP và các chi nhánh.

· Bảo đảm sắp xếp các giấy tờ chứng minh theo hệ thống đang được áp dụng.

· Ghi sổ kế toán tổng hợp và phân tích hàng ngày.

· Trình bày các tài khoản đúng theo bảng kế toán.

· Thực hiện quyết toán kế toán hàng năm, như lập các báo cáo về tình trạng tài chính : bảng tổng kết tài sản, bảng tổng hợp hiệu quả hoạt động và phụ lục.

· Cung cấp tư liệu và cập nhật hoá các phương thức hoạt động của nhóm kế toán : phân chia công việc, đảm nhiệm nhiều việc khác nhau, kiểm tra độ chính xác và minh bạch của hoạt động kế toán, các sơ đồ bút toán kế toán, thủ tục.

· Bảo đảm sắp xếp và lưu trữ những tài liệu liên quan đến hoạt động kế toán (quỹ tiền mặt, ngân hàng và các chứng từ khác), liên quan đến hoạt động mua bán (những người bán hàng, bảng giá thông báo trước khi giao hàng và hồ sơ gọi thầu), tài liệu liên quan đến nhân viên và việc trả lương, hậu cần (bảng kiểm kê, phiếu kê những tài sản cố định, phiếu kho hàng).

· Duy trì một hệ thống kế toán cho phép lập bảng báo cáo tài chính hàng năm nhằm để thực hiện kiểm toán tài khoản hàng năm thông qua một tổ chức kiểm toán bên ngoài. Đảm bảo tuân theo những yêu cầu của cơ quan kiểm toán.

3. Theo dõi ngân sách và báo cáothực hiện ngân sách

· Soạn thảo với sự thống nhất của lãnh đạo cơ quan ngân sách hàng năm và mọi ngân sách khác (xin cấp vốn, v.v...)

· Theo dõi tiền chi cho các chương trình và làm báo cáo theo dõi ngân sách hàng tháng trình cho Ban Lãnh đạo.

· Tuỳ theo phần mềm sử dụng, lập các công cụ theo dõi ngân sách thích hợp nhất.

· Hỗ trợ cung cấp thông tin cho Lãnh đạo cơ quan để fhực hiện các các quan hệ báo cáo tài chính với chính quyền và chuẩn bị mọi thông tin về tài chính được yêu cầu.

· Cung cấp các báo cáo tài chánh hàng quý, hàng năm cho lãnh đạo cơ quan .

4. Kiểm tra nội bộ và thủ tục

· Áp dụng những thủ tục kiểm tra nội bộ với sự thống nhất của Lãnh đạo và đảm bảo thủ tục phải được tuân thủ.

· Giám sát, kiểm tra và theo dõi tài sản của cơ quan và dùng mọi biện pháp thích hợp để bảo quản tài sản được tốt (cập nhật các bảng kiểm kê, bảng thông tin chỉ số tài chính/kế toán chính xác cho phép theo dõi và đánh giá tiến trình hoạt động của cơ quan).

· Thực hiện bảng kiểm kê và cập nhật hoá.

· Kiểm tra việc quản lý kho hàng, tài sản lưu hoặc sản phẩm trung gian.

5. Quản lý trả lương và nhân sự :

· Với sự thống nhất của Lãnh đạo cơ quan, soạn thảo hợp đồng làm việc cho toàn thể nhân viên đúng theo luật lao động và quy chế của cơ quan

· Giám sát công việc thực hiện và lưu giữ hồ sơ của nhân viên.

· Tham gia vào việc thực hiện các công cụ quản lý nhân sự.

· Bảo đảm tôn trọng các nghĩa vụ xã hội và luật lao động.

· Áp dụng những phiếu trả lương phù hợp với khuôn khổ pháp luật cũng như những bảng tổng hợp cần thiết.

· Kiểm tra các phiếu trả lương hàng tháng, các bảng sao kê và kê khai ngày công bắt buộc

6. Khác

§ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Lãnh đạo tổ chức

6. YÊU CẦU VỀ CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ

Học vấn

§ Tốt nghiệp đại học về tài chính/kế toán hoặc ngành khác tương đương phù hợp

Kinh nghiệm công tác

§ Có ít nhất 2 năm công tác phù hợp với chuyên môn

§ Ưu tiên kinh nghiệm làm việc với các tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức xã hội-từ thiện trong và ngoài nước

Kiến thức/kỹ năng chuyên môn

§ Có kỹ năng viết báo cáo tài chính và viết chuẩn bị phần ngân sách cho các đề xuất dự án

§ Có hiểu biết về sinh kế nông thôn, xã hội nông thôn và xã hội dân sự

§ Có chuyên môn về tiếp cận có sự tham gia

§ Thành thạo kỹ năng vi tính: Word, Excel, Power Point, Internet và phần mềm kế toán

Ngoại ngữ

§ Tiếng Anh ở mức IELTS 3.5 hoặc tương đương

Thái độ/ Attitude

§ Tôn trọng và làm việc theo đúng sứ mệnh của RDSC

§ Có tính độc lập, thân ái, và sẵn lòng giúp đỡ đồng nghiệp;

§ Tính trung thực, liêm khiết và minh bạch cao;

§ Có óc phân tích, óc tổ chức công việc theo thứ bậc ưu tiên và sáng tạo;

§ Có khả năng giao tiếp và thương lượng tốt trong công việc;

Kiến thức và Kỹ năng

Mức

Bắt buộc

Ưu tiên

Cam kết với các giá trị của tổ chức

Nhậy cảm về văn hóa

Nhậy cảm về giới

Hiểu biết về tổ chức

Kỹ năng giao tiếp

Tính trách nhiệm

Kỹ năng xây dựng nhóm

Kỹ năng kèm cặp và hướng đạo

Kỹ năng đàm phán

Khả năng gây ảnh hưởng

Kỹ năng thúc đẩy

Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện

Theo dõi và đánh giá